Ettevõtte algusaastatel piisab sageli hästi valitud valmistarkvarast. CRM-i, e-poe, projektijuhtimise või raamatupidamise tööriista saab kasutusele võtta loetud päevadega ning esialgsed vajadused saavad kaetud ilma suure arenduseelarveta. See võimaldab hoida fookust seal, kus seda kõige rohkem vaja on: äri käivitamisel, klientide leidmisel ja protsesside paika saamisel.
Tavapärase müügiprotsessi haldamiseks sobib hästi mõni tuntud CRM, näiteks Pipedrive. Kui e-pood müüb standardseid tooteid, võib Shopify, WooCommerce või mõni muu valmisplatvorm anda väga hea tulemuse. Kui tiim vajab ülesannete haldamiseks tööriista, ei ole enamasti mõistlik hakata nullist ehitama oma projektijuhtimistarkvara.
Kasvu käigus võib aga saabuda hetk, kus tarkvara ei toeta enam ettevõtte protsesse, vaid ettevõte hakkab oma protsesse tarkvara järgi painutama. Alguses tundub see väikese ebamugavusena: mõni Exceli fail siin, käsitsi andmete tõstmine seal, üks lisamoodul veel juurde. Ühel hetkel võib aga selguda, et „odav ja mugav“ lahendus on hakanud piirama ettevõtte aega, raha ja arengukiirust.
Seetõttu ei ole tarkvaravalik ainult IT-küsimus. See on äriline otsus. Hea tarkvara aitab ettevõttel kiiremini töötada, vähem vigu teha, paremat kliendikogemust pakkuda ja kasvada nii, et iga lisanduv töömaht ei tähendaks automaatselt uut inimest tiimi.
Õige küsimus ei ole ainult: „Kas valida valmistarkvara või tellida eriarendus?“ Palju olulisem küsimus on: „Milline lahendus toetab meie äri kõige paremini täna ja ka paari aasta pärast?“
Miks on valmislahendused sageli esimene valik?
Valmistarkvara on enamasti kõige loogilisem valik alustavale või väiksemale ettevõttele. Selle kasuks räägivad kiire kasutuselevõtt, madalam alginvesteering, regulaarsed uuendused, valmis funktsionaalsus, kasutajatugi ja dokumentatsioon. Ettevõte ei pea ise kandma kogu tehnilist vastutust ning saab kasutada lahendusi, mille põhivajadused on juba läbi mõeldud.
Kui ettevõtte protsessid on standardsed, võib valmistarkvara teenida organisatsiooni edukalt aastaid. Näiteks ei peaks enamik ettevõtteid ehitama endale nullist raamatupidamistarkvara. Samuti ei vaja tavaline müügitiim oma CRM-i. Mõistlikum on valida olemasolev tööriist, seadistada see hästi ja suunata arendusressurss sinna, kus ettevõte päriselt eristub.
Juhi vaatest tasub siiski eristada eri tüüpi valmislahendusi. Näiteks Shopify ja Pipedrive on SaaS-lahendused ehk teenusena kasutatavad tarkvarad. WooCommerce või Magento on pigem valmisplatvormid, mida saab ise või arenduspartneri abil üles seada ja kohandada. Mõlemad võivad olla head valikud, kuid nende omandimudel, hooldusvajadus, paindlikkus ja vastutus on erinevad.
Märgid, et olemasolev tarkvara hakkab ettevõtte arengut piirama
Probleem ei teki tavaliselt üleöö. Enamasti koguneb see väikestest ebamugavustest: käsitsi tehtavad lisasammud, ajutised Excelid, lisamoodulid, integratsioonid ja erandid. Mõne aja pärast ei pruugi enam olla selge, kust andmed tulevad, kes mille eest vastutab ja miks osa infot liigub süsteemis, osa e-kirjades ning osa inimeste peas.
Peamised ohumärgid, millele IT-juht võiks tähelepanu pöörata:
- Andmed asuvad mitmes süsteemis
Kliendiandmed on ühes programmis, tellimused teises, laoandmed kolmandas ja aruandlus Excelis. See tekitab topeltsisestusi, vigade riski ja ajakulu. Juhtimise vaatest tähendab see ka seda, et otsuseid tehakse sageli ebatäieliku või aegunud info põhjal. - Korduv käsitöö kasvab
Kui iga tellimuse, päringu, broneeringu või arve töötlemisel tuleb teha samu samme käsitsi, tasub protsess üle vaadata. Tegevused, mida on võimalik automatiseerida, ei peaks kulutama töötajate aega. - Töötajad hakkavad tarkvarast mööda töötama
Kui inimesed ekspordivad andmeid, loovad oma tabeleid, peavad eraldi märkmeid või kasutavad süsteemiväliseid lahendusi, on see selge märk, et olemasolev tarkvara ei toeta enam tegelikku töövoogu. - Lisamoodulid ja integratsioonid kuhjuvad
Alguses tundub lihtne lisada üks plugin või äpp juurde. Mingil hetkel võib aga tervik muutuda hapraks: ettevõte maksab mitme tööriista, ühenduse ja lisamooduli eest, kuid tööprotsess on endiselt kohmakas. - Tarkvara piirangud hakkavad mõjutama äritulemusi
Kui piirangud mõjutavad müüki, aruandlust, tarnekindlust, kliendikogemust või töötajate ajakulu, ei ole see enam ainult tehniline ebamugavus. See on äriline probleem.
Hea kontrollküsimus: Kas olemasolev tarkvara toetab tegelikku tööprotsessi või on töötajad sunnitud selle piiranguid käsitsi kompenseerima?
Sageli on parim valik hübriidlahendus
Valmistarkvara ja eriarenduse vahele jääb kolmas tee: hübriidlahendus. See tähendab, et kõike ei ehitata nullist, aga kõike ei üritata ka vägisi valmistarkvara piiridesse mahutada.
Näiteks võib ettevõte jätkata olemasoleva e-poeplatvormiga, kuid ehitada juurde parema ühenduse ERP-i, lao, hinnastuse või kliendispetsiifiliste tingimustega. Samamoodi võib CRM jääda kasutusse, kuid selle ümber ehitatakse automaatika, mis seob müügi, pakkumised, tellimused ja aruandluse paremini kokku.
Juhi jaoks on see oluline mõtteviis: eriarendus ei pea tähendama kogu süsteemi väljavahetamist. Mõnikord piisab ühest hästi valitud integratsioonist või automaatikast, mis eemaldab suurima pudelikaela.
Olukorrad, kus eriarendus loob suuremat väärtust
Eriarendust tasub kaaluda siis, kui ettevõtte tööprotsess on piisavalt spetsiifiline, ärikriitiline või seotud otsese konkurentsieelisega. Kui standardtarkvara sunnib ettevõtet tegema liiga palju kompromisse, võib tulemuseks olla kasvav käsitöö, killustunud andmed ja protsessid, mis ei skaleeru koos äriga.
Joonisel toodud olukorrad ei tähenda alati, et kogu süsteem tuleks nullist ümber ehitada. Sageli võib parim lahendus olla ka hübriid: olemasolev valmistarkvara jääb kasutusse, kuid selle juurde luuakse integratsioon, automaatika või erilahendus kõige kriitilisema protsessi jaoks.
Näiteks kompleksse broneeringusüsteemi puhul ei pruugi piisata sellest, et tarkvara kontrollib ainult töötaja vaba aega. Keerukamas äris võib olla vaja arvestada samal ajal ruumi, seadme, teenuse kestuse, ettevalmistusaja, hinnastuse ja mitme töötaja saadavusega. Kui selline loogika on ettevõtte igapäevase töö keskmes, võib eriarendus anda parema tulemuse kui lõputu kompromiss valmistarkvaraga.
Loe praktilist näidet meie kliendiloost, kuidas broneerimis- ja CRM-süsteemi erilahendus aitas keeruka töövoo selgemaks ja tõhusamaks muuta.
Eriarenduse eesmärk ei ole teha midagi lihtsalt keerukamat või „ägedamat“. Eesmärk on lahendada äriprobleem viisil, mis toetab ettevõtte tegelikku töökorraldust ja kasvu.
Tarkvara kogukulu kujuneb aastate jooksul
Tarkvara valikul võrreldakse sageli kuutasu ja arenduse hinda. Tegelik kogukulu kujuneb aga pikema perioodi jooksul. Arvestada tuleb litsentside, lisamoodulite, integratsioonide, hoolduse, töötajate ajakulu, vigade parandamise ja tarkvara piirangutest tingitud saamata jäänud võimalustega.
Mõnel juhul jääb valmislahendus ka pikaajaliselt kõige mõistlikumaks valikuks. Teistel juhtudel võib eriarendus end ära tasuda tänu automatiseerimisele, efektiivsematele protsessidele ja paremale kasutajakogemusele.
Vaatame näidet: Valmislahendus maksab 150 €/kuu. Tundub odav. Kuid äri kasvades vajad kolme lisamoodulit (äppide kuutasud kokku +100 €) ja integratsiooniplatvormi (+50 €). Lisaks kulutab raamatupidaja ja müügijuht iga nädal kokku 5 tundi vigaste tellimuste käsitsi ülekandmisele (tööajakulu u 400 €/kuu).
Kokku on “odava” süsteemi varjatud kulu 700 € kuus ehk 8400 € aastas. Kolme aasta lõikes on see juba üle 25 000 €, mille eest saaks sageli luua täiesti puhta, automaatse ja tõrgeteta toimiva erilahenduse.
See ei tähenda, et iga sellise summa eest saab valmis suure erilahenduse. Küll aga võib selle eest olla võimalik automatiseerida kõige kulukam protsess, luua vajalik integratsioon või ehitada esimene versioon lahendusest, mis vähendab käsitööd ja vigu.
Kokkuvõte
Valmistarkvara, eriarenduse ja hübriidlahenduse vahel ei ole universaalselt õiget vastust. Õige valik sõltub ettevõtte eesmärkidest, tööprotsessidest, kasvusuunast ja sellest, millist ärilist mõju tarkvaralt oodatakse.
Valmistarkvara sobib hästi standardsete vajaduste jaoks. Eriarendus muutub mõistlikuks siis, kui protsessid on spetsiifilised, ärikriitilised või seotud ettevõtte konkurentsieelisega. Paljudel juhtudel on parim tee hübriidlahendus: valmisplatvorm seal, kus see töötab hästi, ja erilahendus seal, kus tekib tegelik väärtus.
Hea tarkvara ei sunni ettevõtet enda järgi painduma. Hea tarkvara toetab ettevõtte arengut.