Tooteinfo haldus e-kaubanduses: millal muutub PIM tarkvara vältimatuks?

E-poes ei saa toodet füüsiliselt katsuda ega proovida — seetõttu on täpne ja usaldusväärne tooteinfo üks olulisemaid müügiedu tegureid. Tootekirjeldused, pildid, hinnad ja tehnilised omadused on need, mille põhjal klient ostuotsuse teeb. Kui tooteid on palju, need on erinevates keeltes või erinevate hindade ja tarnetingimustega kanalites, muutub andmete haldamine kiiresti keerukaks ja ajamahukaks.

Selle probleemi lahendamiseks on loodud PIM-tarkvarad (Product Information Management), mis aitavad tooteinfot tsentraalselt hallata ja tagada, et kõigis kanalites oleks alati korrektne ja ajakohane teave.

Miks on PIM-lahenduste järele nõudlus kasvanud?

Viimastel aastatel on PIM-lahenduste kasutuselevõtt kiiresti kasvanud. Selle taga on jaemüüjate soov vähendada tooteinfo killustatust ja ebatäpsust erinevates süsteemides — näiteks e-poe platvormil ja ERP-is.

Traditsioonilised andmehaldussüsteemid ei olnud mõeldud suurte ja mitmekesiste tootekataloogide haldamiseks. Seetõttu tekivad sageli vastuolud ja vead: osa infot uuendatakse ühes süsteemis, aga mitte teises.

PIM on loodud just nende probleemide vältimiseks — see toimib kui ettevõtte tooteteabe keskjaam ja ühene tõeallikas (SSOT – Single Source of Truth), mis hoiab kõik andmed ajakohasena ja jagab neid automaatselt kõigi seotud süsteemide vahel.

Euroopa turg peegeldab seda trendi hästi: hinnanguliselt oli Euroopa Product Information Management System turg 2022. aastal umbes 3,4 miljardit USA dollarit ning prognooside järgi kasvab see 7,9 miljardini aastaks 2030 (LinkedIn, Europe PIM Market Report)

Mis on PIM ja kuidas see töötab?

Tooteandmete halduse tarkvara (PIM) on süsteem, mis koondab kogu tooteinfo ühte kohta, et kõik ettevõtte osakonnad, tarnijad ja turunduskanalid saaksid kasutada samu andmeid.

PIM-i saab API-de abil liidestada erinevate ärisüsteemidega — näiteks lao, ERP-i, analüütika- ja e-kaubanduse platvormidega. See tähendab, et kui tooteinfot uuendatakse PIM-is, kajastub muudatus automaatselt kõigis seotud kanalites.

PIM toimib nagu tark infovahetuskiht, mis kogub, rikastab ja jagab andmeid:

• kogub infot erinevatest allikatest (ERP, failid, Excel, tarnijate andmebaasid);
• rikastab andmeid (lisab pildid, kirjeldused, tõlked, tehnilised detailid);
• jagab andmeid edasi müügikanalitesse (e-poed, turuplatsid, trükikataloogid).

Allolev joonis on lihtsustatud illustratsioon PIM rakendamisest

Milline kaupmees vajab PIM-tarkvara?

PIM on eriti kasulik ettevõtetele, kellel on lai ja keerukas tootevalik ja/või omnichannel müük.
Tüüpilised näited ettevõtetest, kellel PIM-ist kõige rohkem kasu on:

• üle 10 000 toote või palju tootevariatsioone (nt riided eri värvides ja suurustes);
• tooted mitmes e-poes, turuplatsil või B2B-portaalis;
• mitmekeelne tooteinfo;
• sagedased muudatused hinnakirjades ja sortimendis.

PIM aitab vähendada vigu, tagada andmete järjepidevust ja automatiseerida korduvaid tegevusi. Näiteks saab tooteinfo uuendused teha ühe liigutusega ning muudatused jõuavad korraga kõikidesse kanalitesse.

Milliseid probleeme PIM lahendab?

Paljud e-kaubandusettevõtted haldavad endiselt tooteinfot käsitsi – Exceli tabelites, e-kirjades ja eraldi failides. See viib sageli selleni, et:

• sama andmestikku uuendatakse mitu korda;
• osad failid sisaldavad aegunud infot;
• töötajate vahel tekivad arusaamatused;
• kliendid saavad vale või puuduliku info.

Ühes ettevõttes näiteks avastati, et ligi 80% partneritega vahetatavast teabest oli seotud tooteandmetega – ja suur osa sellest toimus e-posti teel. Aastas saadeti tuhandeid kirju, sageli koos aegunud manustega. Pärast PIM-lahenduse kasutuselevõttu vähenes kirjade ja käsitsi paranduste hulk mitmekordselt, ning vähenesid ka vigade tõttu tehtavad tagastused.

PIM vs. tavaline tootehaldussüsteem

Lisaks saab PIM-is:

• hallata keerukaid andmestruktuure (nt tootesuhted, variatsioonid, komplektid);
• määrata töövooge ja õiguseid (kes võib infot muuta, kes kinnitab muudatused);
• teha massmuudatusi sadade toodete kaupa;
• hallata multimeediumifaile (pildid, PDFid, videod, sertifikaadid).

PIM-i peamised kasutegurid ja funktsioonid

PIM annab ettevõttele selge ärilise väärtuse ja tugeva tehnilise raamistiku tooteinfo haldamiseks.

Peamised kasutegurid

• Ühtne tõeallikas (Single Source of Truth) – kogu tooteinfo on koondatud ühte süsteemi, alati ajakohane ja kergesti jagatav kõikidesse kanalitesse.
• Parem koostöö ja vähem vigu – kõik osakonnad ja tarnijad töötavad sama andmestikuga, mis vähendab topelttööd, parandab koostööd ja minimeerib eksimusi.
• Kiirem turule jõudmine – uute toodete lisamine ja info värskendamine toimub kordades kiiremini.
• Kõrgem andmekvaliteet ja järjepidevus – väheneb vigade, tagastuste ja kaebuste arv ning paraneb klientide usaldus.
• Parem kliendikogemus – täpne, visuaalselt ja sisuliselt ühtne tooteinfo kõikides kanalites loob professionaalse ja usaldusväärse kuvandi.

Peamised funktsioonid

• Andmete koondamine – võimalus koguda tooteinfot mitmest allikast (ERP, e-kaubandus, failid, Excel, tarnijate andmebaasid).
• Töövood ja õigused – määrata kasutajatele rollid ja kinnitamisprotsessid, et tagada andmete kvaliteet ja vastutus.
• Massmuudatused – võimalus muuta korraga suure hulga toodete infot (nt kategooria kirjelduste või hindade uuendamine ühe toiminguga).
• Otsing ja filtrid – kiire tooteotsing füüsiliste omaduste, hinna, kirjelduse vms järgi.
• Failihaldus – eri tüüpi failide (pildid, PDF-id, videod, sertifikaadid) haldamine ühes süsteemis.
• Ligipääs partneritele – keerukamate vajadustega ettevõtted saavad anda edasimüüjatele ja turustajatele ligipääsu PIM-süsteemi, et nad saaksid kasutada sama ajakohast tooteteavet oma kanalites.

Kuidas PIM toetab müügi- ja turundustiime??

Tootejuhid ja e-kaubanduse juhid kasutavad PIM-i toodete ja kategooriate määratlemiseks ning tootesuhete haldamiseks (nt sarnased tooted, komplektid).

Turundusosakonnale pakub PIM suurt efektiivsust trüki- ja veebikataloogide, kampaaniate ja reklaamide loomisel, sest vajalik tooteinfo on alati kättesaadav.

Tootmisettevõtted kasutavad PIM-i, et jagada infot paljudes kanalites – oma e-poes, edasimüüjate platvormidel (nt Amazon, eBay) või otse ERP-süsteemi kaudu. PIM muudab kogu tooteteabe kergesti jagatavaks ja uuendatavaks.

PIM ja integratsioonid

Tänapäevane PIM ei toimi iseseisva süsteemina, vaid on osa ettevõtte digitaalsest ökosüsteemist.
Selle väärtus tuleb just liidestustest:

• ERP – andmete sünkroniseerimiseks laoseisu ja hindadega;
• e-kaubanduse platvorm – automaatseks tootekirjelduste ja hindade uuendamiseks;
• CRM ja analüütika – müügiprotsesside ja turundustegevuste toetamiseks;
• failihaldus ja fotopangad – visuaalse sisu korrastamiseks.

Hästi integreeritud PIM võimaldab ettevõttel vähendada käsitööd ja tagada, et igas süsteemis on alati sama, õige info.

Tulevikusuund: AI ja kliendikogemus

Üha enam PIM-lahendusi kasutab tehisintellekti (AI), et parandada andmete kvaliteeti, rikastamist ja töövoogude automatiseerimist. AI suudab tuvastada puuduvad või vastuolulised väljad, soovitada parandusi ja isegi luua automaatselt tootekirjeldusi mitmes keeles. Lisaks aitab see täiendada SEO-elemente, optimeerida metaandmeid ning soovitada sobivamaid kategooriaid või märksõnu, mis parandavad toodete leitavust otsingumootorites.

Näiteks võib PIM-süsteem tuvastada, et osa tooteid on ilma mõõtude või tehniliste parameetriteta. AI analüüsib sarnaste toodete andmeid ja pakub automaatselt puuduvad väärtused või koostab esmase kirjeldusversiooni, mida inimene saab seejärel üle vaadata ja kinnitada. See vähendab käsitsi sisestamise vajadust ja tagab, et kõik tooted oleksid ühtlase kvaliteediga.

Teine kasvav trend on kliendikogemuse keskne PIM – fookus liigub pelgalt andmehalduselt kogu ostukogemuse toetamisele. AI aitab siin personaliseerida tooteesitlust vastavalt kliendi eelistustele ja ostuajaloole, näiteks kuvades sobivaid tooteid, värvivalikuid või soovitusi seotud toodete kohta. Kuna paljud ettevõtted müüvad sarnaseid tooteid ja hinnakonkurents on tihe, saab just kvaliteetne, personaalselt esitatud tooteinfo ja sujuv ostukogemus olla peamine eristustegur.

Võimalikud väljakutsed

Kuna PIM on sageli seotud teiste ärikriitiliste süsteemidega (ERP, e-pood, CRM), on oluline, et andmete liikumine oleks automatiseeritud ja testitud. Halb integratsioon võib tekitada rohkem probleeme, kui see lahendab.

Seetõttu on PIM-i juurutamisel võtmetähtsusega partner, kes mõistab nii tehnilist kui ärilist poolt ja oskab süsteemi sobitada olemasolevasse IT-ökosüsteemi.

Milline PIM tarkvara valida?

Turul on mitmeid PIM-lahendusi, näiteks PimCore ja Akeneo, millel on avatud arhitektuur ja paindlik liidestusvõimekus.

Siiski pole PIM alati üks konkreetne rakendus – pigem on see põhimõte ja tööriistakomplekt, mis võimaldab luua keskse süsteemi tooteinfo haldamiseks ja peegeldada andmeid kõigisse kanalitesse.
Mõne ettevõtte puhul võib PIM-funktsionaalsust täita ka olemasolev e-poe mootor või ERP-süsteem, kui see on korralikult integreeritud.

Kokkuvõte

PIM-tarkvara ei ole ainult suurtele e-poodidele mõeldud tööriist, vaid kasvava e-kaubanduse ettevõtte loomulik järgmine samm.
See aitab tagada, et tooteinfo oleks täpne, järjepidev ja kergesti hallatav, vähendades vigu, kiirendades turule jõudmist ja parandades kliendikogemust.

Olgu tegemist tuhande toote või saja tuhande variatsiooniga – PIM annab ettevõttele kontrolli ja kindluse, et kogu tooteandmete ökosüsteem töötab nagu üks tervik.