Fire & Ice:
rätseplahendusena loodud broneerimis- ja CRM-süsteem
Case study
Fire & Ice on uus kaasaegne heaolu- ja taastuskeskus Tallinnas, mis positsioneerib end premium-klassi heaolusihtkohana sportlastele, terviseteadlikele inimestele ning rahvusvahelistele külastajatele, sealhulgas kasvavale Soome turistide sihtgrupile.
Uue keskuse avamise ettevalmistamisel vajas Fire & Ice digitaalset platvormi, mis suudaks hallata keerukaid teenuseid, liikmelisusi, broneeringuid ja kliendisuhtlust. Eesmärk oli luua klientidele sujuv digitaalne kasutuskogemus ning samal ajal tagada ettevõtte sisemiste protsesside tõhusus ja skaleeritavus.
Meie roll oli disainida ja arendada kohandatud digitaalne ökosüsteem, mis ühendab broneerimissüsteemi, makselahendused, turundusautomaatika ja kliendiportaali üheks tervikuks.
Tutvu valminud veebilehega fireandice
Väljakutse – Kui tavapärased süsteemid jäävad hätta
Fire & Ice vajas enamat kui lihtsat broneerimiskalendrit. Nende ärimudel ühendab endas erinevaid teraapiaid ja tellimuspõhiseid teenuseid, mis tõid kaasa mitmeid tehnilisi väljakutseid.
Keerukad teenuste kombinatsioonid
Paljud teenused põhinevad kuumade ja külmade teraapiate vaheldumisel. See nõuab mitme ressursi koordineeritud ajastamist ja kontrolli, et kõik vajalikud kohad oleksid ühe broneeringu käigus reaalajas saadaval.
Tellimuspõhine heaolumudel
Süsteem haldab kogu seda keerukat äriloogikat – korduvad maksed, seansside jäägi ja kasutuse jälgimine, kampaaniasoodustused, kinkekaardid ning kasutamata seansside automaatne ülekandmine järgmisesse perioodi.
Nende olukordade haldamine nõudis tavapärastest broneerimisplatvormidest märksa keerukamat äriloogikat.
Mitmekeelne kasutuskogemus
Kuna keskuse sihtgrupp on lisaks kohalikele ka välisturistid, oli hädavajalik luua sujuv, nelja keelt toetav platvorm, kus keelevahetus ei katkestaks kliendi broneeringut või sessiooni.
Strateegiline muudatus
Projekti alguses planeeriti süsteem ehitada välisele broneerimisplatvormile. Planeerimise käigus ilmnesid aga mitmed funktsionaalsed ja arhitektuurilised piirangud, mis ei võimaldanud Fire & Ice’i keerulisi vajadusi toetada.
Kuigi projekt oli juba lõppfaasi lähedal, tehti strateegiline otsus eemaldada sõltuvus kolmandast osapoolest täielikult ning tuua kogu broneerimisloogika otse platvormi sisse.
See tähendas märkimisväärset lisaarendust, kuid andis kliendile täieliku kontrolli oma broneerimistaristu üle ning kõrvaldas väliste süsteemide piirangud.
Selle sammuga kasvas projekt esialgsest broneerimisportaalist terviklikuks veebikeskkonnaks, mis hõlmas ka täismahus avalikku veebilehte, sisuhaldustööriistu ning turunduse ja kommunikatsiooni integratsioone.
Lahendus – Piirideta digitaalne ökosüsteem
Terviklik veebikeskkond koos kohandatud CRM-süsteemiga.
Valmis unikaalne ja täielikult kohandatud veebileht, koos iintegreeritud broneerimis- ja kliendihaldussüsteemiga (CRM). Kliendiportaalis saavad kasutajad luua konto, osta tellimusi või kinkekaarte, jälgida oma seansside jääki ning broneerida mitu teenust korraga.
Sisuhaldussüsteem (CMS) lubab Fire & Ice’i meeskonnal sisu ise mugavalt uuendada.
Kohandatud broneerimismootor
Pärast välistest süsteemidest loobumist arendatud unikaalne mootor haldab ressursside saadavust, ajavahemike kontrolli, mitme inimese ühiseid broneeringuid ja erilahendusi, nagu jagatud seansid.
See võimaldab ettevõttel määrata omaenda ärireegleid ning tagab vabaduse süsteemi tulevikus igati edasi arendada, ilma väliste platvormide piiranguteta.
Automatiseeritud finants- ja maksehaldusÂ
Kogu arveldus ja korduvad tellimused on integreeritud Stripe’i kaudu, mis tagab turvalise maksete töötlemise. Kohandatud platvorm juhib iseseisvalt keerulist paketi- ja tellimusloogikat: jälgib reaalajas seansside jääki, arvestab kordi maha, haldab kampaaniad ning viib kasutamata sessioonid automaatselt järgmisse perioodi.
See vabastab Fire & Ice’i meeskonna käsitsi arvestusest ja igapäevasest administratiivsest koormusest.
Kliendisuhtlus ja turundusautomaatika
Sujuva ja kiire kommunikatsiooni tagamiseks ühendati platvorm Brevoga. Süsteem käivitab teavitused vastavalt kliendi käitumisele – alates konto loomisest ja broneeringu kinnitustest kuni SMS-meeldetuletuste ja kampaaniasõnumiteni. Selline reaalajas toimiv integratsioon tagab, et külastaja saab alati õigeaegset infot, ilma et keskuse töötajad peaksid teavitusi käsitsi saatma.
Tehniline arhitektuur
Lõplik platvorm koosneb kolmest sujuvalt koostöötavast osast:
- Kliendiportaal: Avalik veebileht, mis on üles ehitatud kiire ja responsiivse React single-page rakendusena.
- Administraatori paneel: Töötajate sisemine töölaud, mis põhineb samuti Reactil ning on serveri tasemel turvatud parooliga.
- Tagasüsteem (Backend API): Kogu platvormi süda, mis juhib äriloogikat, database accessi, makseid ja teavitusi. See jookseb Node.js keskkonnas, kasutades Express.js raamistikku ja PM2 protsessihaldurit.
Andmebaas ja vahemälu: Rakenduse andmeid (kasutajad, broneeringud, liikmelisused) hoiustatakse MariaDB andmebaasis. Kiireks andmevahetuseks ja ajutiste olekute (nt broneeringute lukustamine) haldamiseks on integreeritud Redis vahemälu.
Süsteem sünkroniseerib reaalajas broneeringud, maksed ja kommunikatsiooni, tagades turvalise ning GDPR-nõuetele vastava andmehalduse.
Tulemused ja kokkuvõte
Tulemuseks on tulevikukindel digitaalne ökosüsteem, mis toetab nii premium-kliendikogemust kui ka ettevõtte äritegevuse tõhusust. Fire & Ice sai endale täielikult kohandatud platvormi ja 100% kontrolli oma broneerimistaristu üle, vabanedes kolmandate osapoolte sõltuvusest ja nende piirangutest.
Tellimuste, maksete ja kommunikatsiooni automatiseerimine kaotas ära käsitsi arvestuse ja administratiivse koormuse. See projekt tõestab, et paindliku arhitektuuri loomine ja julgus projekti käigus muutuvate nõuetega kohaneda loob platvormi, mis on valmis ettevõtte arenguks ja tulevaste äriliste eesmärkide täitmiseks
Vaata tulemust reaalajas: fireandice.ee